DIY RGPD : méthodes faciles et outils open source pour une conformité sans prise de tête

Introduction

La conformité RGPD : un Everest réservé aux grandes entreprises? Certainement pas ! Chez Ordonnéo, nous sommes convaincus que la conformité n'est ni un luxe, ni une usine à gaz, mais avant tout une question d'organisation, accessible à tous, même aux TPE et PME. Oubliez les coûts cachés et les process obscurs : place aux solutions DIY, efficaces, économiques et rassurantes, qui transforment la contrainte réglementaire en levier de confiance et de performance.

Comprendre la conformité RGPD : une question d'organisation, pas de coût

Le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) impose à toutes les entreprises de garantir la protection des données personnelles. Mais la conformité n'est pas une montagne insurmontable : elle repose sur quelques étapes clés, gratuites ou à très faible coût, qui s'intègrent naturellement à la gestion quotidienne de votre activité. L'essentiel ? S'organiser, documenter, et s'appuyer sur les ressources et outils open source mis à disposition par la CNIL et la communauté.

Les premières étapes indispensables (et gratuites) pour monter en maturité RGPD

1. Se former grâce aux MOOC et ressources pédagogiques de la CNIL

Avant toute chose, il est crucial de comprendre les principes du RGPD. La CNIL propose gratuitement un MOOC complet, accessible à tous, pour s'initier à la protection des données personnelles, comprendre ses obligations et adopter les bons réflexes au quotidien. Ce parcours pédagogique est un excellent point de départ pour toute organisation souhaitant structurer sa démarche.

2. Cartographier les flux de données personnelles

La cartographie des flux de données est la boussole de votre conformité. Elle consiste à identifier :

• Où, comment et pourquoi les données personnelles sont collectées et traitées ;
• Qui y a accès (internes, prestataires, sous-traitants) ;
• Où elles sont stockées et comment elles circulent dans l'organisation.

Cette étape permet de visualiser les points sensibles et de prioriser les actions. Des outils gratuits existent pour vous aider à formaliser ce mapping (Whimsical, XMind...), mais un simple tableau (Excel, Google Sheets) suffit pour débuter.

Notre conseil : cette étape est primordiale et peut faire l'objet d'un « serious game » au sein de votre société ! Vous pouvez par exemple mettre en place une après-midi de cartographie avec des incentives à la clé pour l'équipe qui aura proposé la façon la plus claire et créative de représenter les flux de données ! C'est également le moment parfait pour faire du ménage et optimiser vos coûts d'hébergement de données : lors de cet exercice, il y a de grandes chances que vous réalisiez que certaines données sont redondantes ou non-pertinentes. Ça vous dit quelque chose ? Bravo, vous avez reconnu le principe de minimisation😉 !

3. Tenir un registre des traitements: l'outil central de la conformité

Le registre des traitements est obligatoire pour la quasi-totalité des entreprises (article 30 du RGPD). Il permet notamment de recenser :

• Les activités de traitement (gestion clients, RH, marketing, etc.) ;
• Les catégories de données;
• Les finalités;
• Les destinataires;
• Les durées de conservation;
• Les mesures de sécurité mises en place.

La CNIL propose un modèle de registre simplifié, gratuit et facile à prendre en main, spécialement conçu pour les TPE/PME et disponible en plusieurs formats (Excel, PDF, RTF). Il existe également des solutions open source comme Madis, qui permettent de gérer et de centraliser l'ensemble de la documentation RGPD de façon collaborative et évolutive.

Bon à savoir : distinguez bien les traitements réalisés en tant que responsable de traitement (RT) et ceux en tant que sous-traitant (ST). Le registre doit comporter une section spécifique pour chaque rôle. Pour un exemple, vous pouvez consulter le registre de traitement de la CNIL elle-même !

4. Vérifier les contrats de vos prestataires et sous-traitants

Le RGPD impose de s'assurer que vos partenaires respectent aussi la réglementation. Passez en revue les contrats, ajoutez des clauses spécifiques sur la protection des données et sollicitez les éléments nécessaires pour remplir votre registre (nature des traitements, mesures de sécurité, copie ou extrait des registres de traitement etc.).

Une clause vous paraît obscure ? Vous ne comprenez pas pourquoi le sous-traitant aurait besoin de telle ou telle donnée ? Posez-lui la question ! La conformité repose sur le dialogue et le partage d'informations ; la CNIL ne vous reprochera pas d'avoir essayé, mais ne pas chercher à comprendre peut être fautif !

Pour aller plus loin : consultez l'Opinion 22/2024 de l'EDPB (en anglais) concernant les obligations entre RT et ST.

5. Auditer le site internet: la vitrine de l'entreprise

Votre site web est souvent le premier point de contact avec les personnes concernées, et c'est aussi généralement le premier point de contrôle de la CNIL ! C'est pourquoi il est très important d'en vérifier la conformité et notamment:

• La gestion des cookies et traceurs (bandeau conforme, consentement explicite) ;

Pour ce faire, vous pouvez utiliser l'outil CookieViz, développé et mis à disposition gratuitement par la CNIL. Il vous permet de visualiser l'ensemble des flux d'échange d'un site avec des tiers.

• La sécurité technique (HTTPS, mises à jour, gestion des accès) ;
• La présence d'une politique de confidentialité claire et accessible ;

La CNIL met à disposition des guides pratiques et des exemples de mentions d'information à intégrer sur votre site.

6. Réaliser des analyses d'impact (AIPD/DPIA) si nécessaire

Pour les traitements à risque (données sensibles, surveillance, profilage/scoring, etc.), le RGPD impose la réalisation d'une analyse d'impact. La CNIL propose un outil open source, le logiciel PIA, qui guide pas à pas dans la démarche, avec des modèles, des catalogues de mesures et une documentation complète. L'outil est disponible en version locale ou web, et peut être adapté à vos besoins spécifiques.

7. Formaliser une politique de protection des données

Enfin, rédigez une politique claire, adaptée à votre activité, expliquant notamment :

• Quelles données sont collectées;
• Pour quelles finalités;
• Comment les personnes peuvent exercer leurs droits ;
• Les mesures de sécurité mises en place.

Des modèles et exemples sont disponibles gratuitement sur le site de la CNIL.

Notre conseil : la conformité a beau être quelque chose de sérieux, il est préférable d'être le plus pédagogue et lisible possible s'agissant de sa politique de protection des données. Cet outil doit également servir votre stratégie de communication ! N'hésitez pas à être créatif et à prendre exemple des marques qui vous inspirent. Par exemple, nous on est fans de la privacy policy de la marque LEGO 😍.

Outils open source et templates CNIL: vos alliés pour une conformité accessible

• MOOC CNIL : idéal pour se former et sensibiliser ses équipes, avec des vidéos, quiz et ressources pédagogiques.
• Modèle de registre CNIL : le cœur de votre conformité, à compléter et à tenir à jour, disponible sur le site de la CNIL.
• CookieViz : logiciel open source (développé par la CNIL) d'analyse les interactions entre votre ordinateur, votre navigateur et des sites et serveurs distants. Il vous permet de vous assurer que votre bannière cookie est conforme aux transferts d'informations effectivement opérés par votre site internet.
• Madis : application web open source pour piloter la conformité, gérer les registres, suivre les actions et mesurer la maturité RGPD de votre structure. Madis est un logiciel web open source développé pour accompagner les structures dans la gestion de leur conformité RGPD. Il permet:
  • de créer et tenir à jour le registre des traitements, des soustraitants, des demandes d'exercice des droits et des violations de données;
  • de mesurer la maturité de la conformité et de planifier les actions à mener ;
  • de générer des analyses d'impact et de centraliser la documentation;
  • de suivre l'évolution de la conformité grâce à un tableau de bord intuitif19.

  Madis est particulièrement adapté aux structures souhaitant une solution collaborative, évolutive et sans coût caché. Il s'installe facilement sur un serveur web et bénéficie d'une documentation régulièrement enrichie.

• PIA CNIL : logiciel open source pour réaliser vos analyses d'impact, avec des modèles et catalogues de mesures, téléchargeable ou déployable sur serveur interne.
• Exemples de mentions : la CNIL propose des modèles de mentions d'information à intégrer sur vos supports de collecte et votre site web.

Cas pratique : la checklist DIY pour démarrer

1. Suivre le MOOC de la CNIL pour s'initier aux enjeux RGPD.
2. Cartographier les flux de données (tableau ou schéma simple).
3. Remplir le registre des traitements avec le modèle CNIL ou Madis, en distinguant RT et ST.
4. Vérifier et compléter les contrats de vos sous-traitants pour intégrer les obligations RGPD.
5. Auditer votre site web : politique de confidentialité, cookies, sécurité.
6. Réaliser une analyse d'impact si nécessaire avec l'outil PIA.
7. Rédiger une politique de protection des données claire, accessible et qui vous ressemble !

Conseils pratiques pour une conformité sans stress (et sans coût caché)

• Privilégiez les outils open source et les modèles CNIL : ils sont gratuits, éprouvés et régulièrement mis à jour ;
• Avancez étape par étape : inutile de viser la perfection d'emblée, l'important est de documenter et d'améliorer progressivement ;
• Impliquez vos équipes : la conformité est une démarche collective, pas un fardeau solitaire. Miser sur l'intelligence collective est généralement un bon pari !
• Centralisez la documentation : chaque action, chaque document compte en cas de contrôle CNIL (c'est ce qu'on appelle «l'accountability » 📚) ;
• Gardez votre humour : la conformité, c'est sérieux... mais ce n'est pas une raison pour faire la tête ! Chaque étape de votre démarche doit être perçue comme une bonne nouvelle et un moyen de vous renforcer 💪.

Conclusion

La conformité RGPD n'est pas une affaire d'experts ou de budgets XXL: c'est une démarche structurée, accessible et source de valeur pour votre entreprise. Grâce aux méthodes DIY, aux outils open source et aux modèles CNIL, vous pouvez avancer sereinement, sans crainte de coûts cachés. Chez Ordonnéo, nous prônons une approche pragmatique, transparente et orientée business : la conformité, c'est avant tout une question d'organisation...mais aussi un moyen d'exprimer votre créativité et un formidable gage de confiance pour vos clients !

Besoin d'aide pour mettre en place votre programme de montée en maturité RGPD ? Contactez nous pour un accompagnement sur-mesure adapté à votre budget 🙌.